web
stats
KÜTÜPHANE

İş iletişiminin 4 ana türü nelerdir?

İş iletişiminin 4 ana türü nelerdir?
21.10.2022

Ortalama bir ABD şirketinde iletişime daha çok dahil olduğunu hisseden çalışanların üretkenliklerini artırdıklarını bildirme olasılığının yaklaşık5 kat daha fazla olduğunu ve zayıf iş iletişiminin çalışan başına yıllık en az 12 bin dolar maliyete yol açtığını biliyor muydunuz? Üstelik dijitalleşmenin hızlanmasıyla birlikte bu maliyet artış gösterecek ve hem kurum içi hem de kurum dışı iletişimde iyi olanlar ise daha verimli bir geleceğin temelini atacak. 

İş iletişimi nedir?

İş iletişimi, bir kurum içerisinde veya dışında bilgi paylaşım sürecini ifade ederken her iki durumda da şirketin başarısı için kritik bir önem arz ediyor.

Eskiden iletişim çalışmaları, üst düzey yöneticilerin çoğu zaman göz ardı ettiği veya küçümsediği bir konuyken, içinde bulunduğumuz dijital çağda bilgi paylaşımlarının yapıldığı teknolojilerin gelişmesiyle birlikte iletişim alanı da hak ettiği değeri görmeye başlıyor. İletişim kanallarının artışıyla hem kurum içindeki hem de dışındaki bilgi hacminin büyümesi, bu avantajdan yararlanabilenlere ise güç kazandırıyor.    

İş iletişimine neden ihtiyaç duyarız?

Günümüzde iş iletişimi daha da önem kazanırken, organize ve istikrarlı bilgi akışı oluşturulması gerekliliğini de beraberinde getiriyor. Kurum içi ve dışından gelen geri bildirimlerin de titiz bir şekilde işlenmesi ve paylaşılması şart oluyor. Özellikle büyük ölçekli kurumlarda çeşitli statü farklılıkları bulunuyorsa, anlık geribildirimler bireylerin ve faaliyetlerin yönetiminde önemli rol oynadığı için, kurum içi iletişim modeli ajandaların üst sıralarına yerleşiyor. Kurum dışında ise müşterilerle çok sayıda temas noktası bulunmasıyla birlikte, bu noktalardaki yoğun rekabet ortamı müşteri ilişkileri yönetimi ve müşteri memnuniyetini önemli meseleler haline getiriyor.

Mutlu çalışanlar, mutlu müşteriler

Etkili iş iletişimi uygulamaları, çalışanlarınızın düşüncelerini belirtmelerine, kuruma bağlılıklarıyla birlikte katılımlarının ve üretkenliklerinin artmasını sağlıyor. Bu sayede kendilerini iletişim uygulamalarına dahil edilmiş hisseden çalışanların üretkenliklerinin çoğaldığını bildirme olasılığı da yaklaşık 5 kat artıyor. Yapılan araştırmalara göre, bu durumun aksi bir örneği olan işyerinde iletişim kopukluklarının ise ABD'deki bir işletmede çalışan başına yılda en az 12 bin dolar maliyet yaratabileceği öne sürülüyor. 

Tüm bu sebeplerden dolayı günümüz bilgi ve enformasyon çağında daha yüksek verimlilik ve büyüme elde etmek için etkili kurum içi ve dışı iletişim süreçleri yaratmak, şirket kültürünün parçası haline geliyor.  

İş iletişiminin türleri nelerdir?

İş iletişimi, ilk adımda kurum içi ve kurum dışı iletişim olarak ikiye ayrılıyor. Pek çok insan kurum dışı iletişim araçları arasında basın bülteni göndermek veya sosyal medya paylaşımları yapmak gibi yöntemlerinin varlığından haberdar olsa da, sıra kurum içi iletişime geldiğinde çoğu kafa karışıklığı yaşıyor. Fakat kurum içi iletişim de kurum dışı iletişim kadar ve hatta bazen çok daha önemli olabiliyor. Bu noktada çalışan devir oranı ve kırgınlıkların azaltılmasıyla iş verimliliği ve memnuniyetini artırmak mümkün olabiliyor. Yine de şirketlerin %60'ının kurum içi iletişim alanında uzun vadeli stratejileri bulunmuyor. Oysa “yukarıdan aşağıya”, “aşağıdan yukarıya” ve “yanal” iletişim olarak sınıflandırılan kurum içi iletişim stratejileri şirketler için pek çok avantajı beraberinde getiriyor.

1. Kurum içi yukarıdan aşağıya iletişim

Kurum içi yukarıdan aşağıya iletişim, üst düzey çalışanlardan bir veya daha fazla alt çalışana doğru hareket eden tek yönlü iletişim biçimi olarak kabul ediliyor. Yukarıdan aşağıya bilgi akışı çalışanlara eksiksiz bilgi sunarak onları daima güncel tutmak için kullanıldığı için ise profesyonel ve net bir şekilde uygulanması gerekiyor. Bu iletişim biçiminin en yaygın bileşenleri arasında ise önemli bilgileri aktarmak, yönlendirmeler yapmak, pazarlama araştırması sonuçlarını paylaşmak, çalışanları motive etmek ve çalışanlar arasında bir konu üzerine tartışmaları teşvik etmek bulunuyor.

Kurum içi yukarıdan aşağıya iletişim şirket kültüründe önemli bir rol oynuyor. Bir şirketin, özellikle çalışanlarının temel şirket değerlerini, düzenlemelerini ve politikalarını benimsemesini istiyorsa kurum içi yukarıdan aşağıya iletişime daha fazla odaklanması gerekiyor. Yukarıdan aşağıya iletişimin etkili bir şekilde uygulanması ise şirketin kurumsal hedeflerinin temel şirket değerleriyle daha uyumlu hale gelmesini sağlıyor. Tüm bu faydaları elde edebilmek için ise şirketin gerçekleştirdiği yeni bir işbirliği veya devralma işleminin mümkün olan en kısa sürede çalışanlarla paylaşılması gerekiyor.

Konuyu örnekler üzerinden detaylandıracak olursak, bir Gallup anketine göre, çalışanların %65'i kendilerini işyerlerine “bağlı” hissetmiyor. Bu yüzden kurum içi yukarıdan aşağıya iletişim, çalışanlarla ilişki kurulması açısından kritik bir önem arz ediyor ve çalışanların gerekli durumlarda ve belirsizliklere ilişkin bilgilendirilmesi gerekiyor. Bahsi geçen bu belirsizliklerin başında ise pandeminin iş dünyasında neden olduğu ihtimaller dizisi geliyor. Bazı şirketler bu belirsizliklerde çalışanlarını sürekli olarak güncel tutmakta başarılı olurken, bir kısmının da bu organizasyonu başaramadığı görülüyor. McKinsey'in konuya dair yayımladığı verilerde bu durumun çalışanların neredeyse yarısı için endişe ve kaygıya yol açtığı kaydediliyor. Ortaya çıkan kaygının iş performansını düşürdüğü, işten alınan keyfi azalttığı ve diğer rahatsızlıkların yanı sıra meslektaşlarla olan ilişkileri de olumsuz etkilediği gözlemleniyor. (Aynı rapora göre, anksiyete dahil olmak üzere zayıf ruh sağlığı, global ekonomide yıllık 1 trilyon dolara kadar üretkenlik kaybına neden olabiliyor).          

Bir şirketteki performans geribildirim formları kurum içi yukarıdan aşağıya iletişimin bir diğer önemli parçasını ve son aşamasını oluşturuyor. Düzenli olarak gerçekleştirilen performans kontrolleri, çalışanların daha iyi performans göstermeleri için hem maddi hem de manevi hususlarda takdir ve ödül kazanmalarına kapı aralayabiliyor. Bu sayede çalışanların kurum içi bağlılığı artarken, memnuniyet oranı da yükseliyor. 

2. Kurum içi aşağıdan yukarıya iletişim

İletişimin her zaman çift taraflı ilerlemesi, sağlam bir şirket kültürü oluşturmanın bir diğer önemli parçasını oluştururken, kurum içi aşağıdan yukarıya doğru iletişim de önem kazanıyor. Farklı departmanlarda ve statüde çalışanların bu aşamada düşünce ve önerilerini paylaşabilmesi, sorularını kolay bir şekilde sorabilmesi önemli bir aşamayı oluşturuyor. Bu yüzden kurum içi aşağıdan yukarıya iş iletişiminin katılımcı niteliklere sahip olması gerekiyor.

Aşağıdan yukarıya iletişimin gerekliliklerinin bir diğer parçasında şirketin faaliyetlerini doğru bir şekilde anlayabilmek bulunuyor. Özellikle büyük kurumlardaki departman sayısındaki artış, ‘aşağıdan yukarıya’ iletişimde oldukça önemli bir hususu oluşturuyor. Çünkü çoğu zaman kurum içi aşağıdan yukarıya doğru iletişim, zamanında geri bildirim, öneri, istek ve artan sorun veya endişelerin iletilmesi amacıyla yöneticilerin bilgilendirilmesi veya yönlendirilmesi için kullanılıyor. Bu sayede etkili bir kurum içi aşağıdan yukarıya iletişim ile anında geri bildirim sağlanabiliyor ve iş süreçlerinde yanlış anlaşılmaların önüne geçiliyor. 

3. Kurum içi yanal iletişim

Kurum içi yanal iletişim, işyerinde çalışanlar arasında en çok kullanılan iş iletişimi türü olarak kabul görüyor. COVID-19 döneminden sonra daha da önemli hale gelen bu iletişim biçimi, departmanlar içi veya departmanlar arası olmak üzere iki farklı şekilde uygulanabiliyor.

Departmanlar içi ve departmanlar arası tüm yazışmalar ve bilgi paylaşımları kurum içi yanal iletişim kategorisinde yer alıyor. Kurum içi yanal iletişimde yaşanan iletişim kopuklukları, bir şirket için oldukça tehlikeli durumlara, yanlış anlaşılmalara ve verimlilikte büyük kayıplara neden olabiliyor. Bu durumun aksi halinde ise yani yanal iletişim eğer doğru şekilde gerçekleştirilirse kurumun katılım ve üretkenlik seviyelerini artırabiliyor. Tüm bu faydalara ulaşabilmek için ise kurum içi yanal iletişim ağını istikrarlı ve etkili bir biçimde sürdürmek gerekiyor.

Günümüz iş dünyasında e-posta yazışmaları artık yeterli olmuyor. Bu sebeple, kurum içi iletişim için yeni teknolojilere ve araçlara uyum sağlamak çalışanları yetki alma ve bağlanma gibi konularda teşvik edebiliyor. Anında mesajlaşma uygulamaları, webinarlar, birlikte çalışma platformları ve online yönetim ve analiz araçları, şirketlerin kurum içi iletişimde yatırım yapması gereken araçlardan yalnızca bazılarını oluşturuyor.

Tüm başarılı şirketlerin dikkat etmesi gereken kurum içi iletişim trendleri

Mobil

Y Kuşağı tüm dünyadaki işgücünün yarısını temsil ediyor ve 2025 yılına kadar bu oranın %75'i bulması bekleniyor. Bu neslin Z kuşağı çalışanları ile birlikte, teknoloji konusunda oldukça bilgili ve mobil odaklı olduğu görülüyor. Dolayısıyla bu çalışanlarla etkileşimde olmak için iş iletişiminin yöntem, araç ve içeriklerinin mobil öncelikli olarak seçilmesi öneriliyor.

Eskiden, kurum içi iletişim büyük oranda intranet üzerinden gerçekleştiriliyordu. Fakat bugün, çalışanların yalnızca %13'ü intranetlerini günlük olarak kullanıyor ve intranet artık çalışanların dikkatini çekme konusunda yeterli olmuyor.

Bu sebeple, çalışan iletişimini geliştirmek ve tüm kurumun önemli bilgilere erişebildiğinden emin olmak için şirketlerin çoğu mobil teknolojilere ve uygulamalara yöneliyor.  

Mobil dünya ve mobil uygulamalar hızla gelişiyor ve günlük işlerde yardımcı olan cihaz ve uygulamaların sayısı gittikçe artıyor. Bu sebeple, öngörü sahibi kuruluşların kurum içi iletişimde mobil teknolojileri benimsemeye başlamaları gün geçtikçe önem kazanıyor. 

Uzaktan

9'dan 5'e veya 8'den 6'ya gibi klasik mesai uygulamaları, COVID-19'dan sonra daha da esneklik kazandı. Bazı şirketlerde, haftalık çalışma günü sayısı 5'ten 4'e indirildi. Pandemi, iş ve günlük yaşamda dönüştürücü, itici bir güç haline geldi. Pek çok insan artık daha sık seyahat ediyor ve uzaktan çalışıyor. Bu sebeple çalışanlar işlerini mekan ve zaman fark etmeksizin yapabilmelerini sağlayan yeni iletişim platformları ve uygulamaları arıyor.

Kuzey Amerika ve Avrupa merkezli 100 işletme ile gerçekleştirilen bir Uzman Pazarı anketine göre, şirketlerin %74'ünün tüm çalışanları şu anda uzaktan çalışıyor (pandemi öncesi bu oran %26'ydı). %82'si ise çalışanlarının ofise döndükten sonra uzaktan çalışma talebinde bulunmasını bekliyor.

McKinsey'nin gerçekleştirdiği bir başka araştırmaya göre de çalışanların esneklik talep etmeye devam edeceği görülüyor. Çalışanların %17'si tamamen işyerinde çalışmayı tercih ederken, %64’ü hibrit modelini tercih ediyor. Tam da bu noktada şirketler için iletişim burada kilit taşı oluyor.

Bu sebeple yöneticilerin bu değişim sürecinin başında bir çözüm bulabilmek için çalışanlarla düşünceli, açık, sürekli ve iki yönlü bir iletişim kurması gerekiyor. Kurum içi yukarıdan aşağıya iletişim ile işverenlerin yönlendirmelerini, taleplerini ve temel ilkelerini paylaşması şart oluyor. Yukarıya doğru iletişim ile de çalışanlardan bu iletişime ilişkin, öneri ve geri bildirimde bulunmaları talep etmeleri öneriliyor.

4. Kurum dışı iletişim

Müşteriler, devlet memurları, potansiyel müşteriler, topluluklar, paydaşlar, satıcılar veya ortaklar dahil olmak üzere dış taraflarla yapılan her türlü iletişim, kurum dışı iletişim olarak karşılık buluyor. Basın bültenlerinden yıllık raporlara, siparişlerden haber bültenlerine, broşürlere, e-postalara ve dergilere kadar üçüncü taraflarla yapılan tüm materyal ve içerik paylaşımları bu kategoriye giriyor.   

Kurum dışı iletişimin tamamının ise aynı mesajları yansıtacak şekilde benzer üslupta olması ve iş ve pazarlama planlarının bir parçası olması gerekiyor. Dışarıyla paylaşılan materyallerin tutarlılığı, şirketin kamu kimliği ve itibarı üzerinde olumlu bir etki yaratmak açısından gün geçtikçe önem kazanıyor. Tüm dış işletmeler, müşteriler, ortaklar, yatırımcılar ve hedef kitlenizin geri kalanı, kurumunuzu ve markanızı kurum dışı iletişim ile tanımlıyor. Müşterilerle olan iletişim de bu kategoride sınıflandırıldığından, kurum dışı iletişime ekstra özen gösterilmesi gerekiyor. Müşteri geribildirimleri ve müşteri ilişkileri, müşteri memnuniyetinin kilit noktası kabul ediliyor, dolayısıyla bu durum şirketin başarısı ve büyümesini de yansıtıyor.

Kurum dışı iletişim başarısız bir şekilde uygulandığında ise müşterileriniz ve paydaşlarınız şirketinizin itibarını zedeleyebilecek çelişkili mesajlar alabilir. Yanlış bir veri veya alakasız bir alıntı, tüm pazarlama kampanyalarınızı alt üst edebilir ve marka imajınız üzerinde kalıcı ve olumsuz bir etki yaratabilir. Tam da bu yüzden hedef kitlenize yönelik geliştirilen iyi bir kurum dışı iletişim “Müşterinizi Tanıyın” ilkelerine dayanmalıdır. Hedef kitlenizi tanımak doğru dil, üslup, görsel ve kanalları kullanmanın yanı sıra, doğru bir kurum dışı iletişimi kurmanız adına yol gösterici olabilir. Özellikle basın bültenleri veya teknik incelemeler, sunumlar, sosyal medya paylaşımları, internet sitesi içerikleri veya blog paylaşımları gibi pazarlama stratejilerinizi destekleyici nitelikteki içerikler için geçerli sayılabilir.

İş iletişimizi profesyonel ekiplere emanet edin

Etkili ve akıcı bir iş iletişimi şirketiniz için her yönden faydalı olurken, iş iletişiminizin tecrübesiz kişiler tarafından gerçekleştirilmesi riskli ve geri dönüşü olmayan sonuçlara yol açabilir. Bu sonuçlar ise çalışan kaybı ve üretkenlikte yaşanan düşüşlerle marka imajının zedelenmesine kadar çeşitlilik gösterebilir. 

Bu sebeple, özellikle yeni kurulmuş genç bir şirket veya sınırlı kaynaklara sahip bir KOBİ iseniz kurum dışı iş iletişiminizin bir kısmını dışarıdan yardım alarak deneyimli bir ajans ile gerçekleştirmeyi düşünebilirsiniz. Özellikle son yıllarda hizmet olarak yazılım (SaaS) modeliyle çalışan şirket sayısı da önemli ölçüde arttığından, birlikte çalışmayı değerlendirebileceğiniz pek çok güvenilir şirket mevcut. B2Press Online PR Servisi de bunlardan biri. Buradaki iletişim formunu doldurarak basın bülteni yazımı, dağıtımı ve raporlaması hakkında daha detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

B2Press ile 50'den fazla ülkede basın bülteni dağıtmak mümkün.
Detaylı bilgi için hemen formu doldurun.
TEKLİF FORMU
Lütfen hedef ülkenizi seçiniz.
Lütfen geçerli bir isim giriniz.
Lütfen geçerli bir e-posta adresi giriniz.
Lütfen onaylayın.
Tüm hakları saklıdır © B2Press B.V.
B2Press
Gönderiliyor...
B2Press