web
    stats
KÜTÜPHANE

Etkinlik duyurusu nasıl yapılır?

Etkinlik duyurusu nasıl yapılır?
12.11.2019

Etkinlik pazarlaması kapsamında bir etkinliğin duyurulması, özellikle de basına tanıtılması oldukça önemlidir. Bu yazımızda etkinlik tanıtımı ve basında yer alması için yapılabilecek çalışmalarda nasıl bir yol haritası izleyeceğinizi anlattık. B2Press olarak, etkinlik tanıtımı için yapılacak çalışmalarla ilgili akıllara gelebilecek soruların cevabını vereceğiz.

Kurumların hedef kitleleriyle doğrudan iletişim kurdukları ya da mevcut ilişkilerini pekiştirdikleri en önemli adımlardan biri de gerçekleştirdikleri etkinliklerdir. Etkinlikler yoluyla yalnızca müşterilerle değil tüm paydaşlarıyla karşılıklı anlayış, iyi niyet ve hoşgörü esasına dayalı ilişkiler inşa eden kurumlar, kitleler nezdinde önemli bir değere sahip olurlar. Deneyime dair etkileşimin gücünün en çok hissedildiği pazarlama yöntemlerinden biri olan etkinliklerin, hedef kitlelerle kurulan olumlu ilişkilerin artırılmasında ve sürdürülmesinde büyük payı bulunur. Peki etkinliklerin hedef gruplara duyurulmasındaki en etkin iletişim aracı nedir? Bu noktada devreye giren ve stratejik bir yaklaşımla hazırlanan etkinlik öncesi ve sonrası basın bültenleri, paylaşılmak istenen mesajların hedef kitlelere ulaşmasını sağlayacak en etkili araç olarak karşımıza çıkıyor.

Etkinlik öncesi ve etkinlik sonrası basın bültenleri

Bir etkinliği duyurmak için geleneksel iletişim araçlarını kullanmanın yanı sıra, özellikle dijital mecralarda yer edinmek de oldukça kıymetli. Örneğin Eventbrite, Webrazzi ve Facebook gibi platformlarda etkinlik duyurusu açılmasını unutmamak, etkinliği planlarken dijital medya aracılığıyla neler yapılabileceğini de ayrıntılı olarak planlamak gerekiyor. Çünkü günümüzde dijital mecralardan haber yayılımının ne kadar yoğun olduğu yadsınamaz bir gerçek haline geldi. Dijital medyada anlık sağlanabilen iletişim sayesinde hedef kitle ve basın ile etkileşim de hızlı ve sürekli olarak gerçekleşiyor. Bu yüzden online/dijital medya duyuruları öncelik sırasında yukarılara çekilmesi gereken bir kısımdır.

Kitlelerin zihninde marka adını rakiplerinden ayırarak farklı bir yere konumlandırmak isteyen kurum ya da kişilerin farklılaşma çabalarından biri olan etkinliklerin duyurularını aktif ve etkili iletişim araçlarıyla gerçekleştirmeleri gerekir. Bu ise basın bülteni servisi yoluyla mümkün olur. Basın bülteni, etkinlik duyurusu yapmak isteyen kurum ya da kişilerle gazeteciler arasında bir köprü görevi görür. Etkinliğin yer aldığı basın bülteni çalışmalarının istenilen sonucu vermesi, doğru mesaj kadar doğru mecraya da bağlıdır. Yer alınacak yayınlar, gerek yayın politikalarıyla gerekse sahip oldukları itibarla, hedef kitlenin nezdindeki profilinizi doğrudan etkilediğinden mecra seçiminde titiz davranılması gerekir. Ayrıca etkinlik konusu ile ilgili olan gazetecilere duyuru yapılması da bir başka önemli husustur. Örneğin, emlak sektörünü ilgilendiren bir etkinlik için ekonomi, iş dünyası ve inşaat/emlak konularında haber yapan gazetecilere ulaşılması gerekir.

Etkinlik duyurusunu yapacağınız basın bültenlerini detaylandıralım: Etkinlik özelinde hazırlanan basın bültenleri, etkinlik öncesinde duyuru bülteni ve etkinlik sonrası sonuç bülteni olmak üzere iki şekilde hazırlanabilir.

Etkinlik öncesi basın bültenleri, özellikle kamuoyunu etkinlikle ilgili haberdar edip davet etmek için hazırlanır. 5N1K kuralına uygun olarak temel bilgiler vermenin yanı sıra, etkinlik akışı, teması, konusu, öne çıkan katılımcılara dair detaylar ve ilgi çekici yönler ele alınabilir. Reklamlar gibi medyadan yer ve zaman satın alınmasına gerek kalmadan ücretsiz bir şekilde medyada yansıma elde ettiği için kurum ya da kişilerin finansal ve stratejik hedeflerine de yardımcı olur. Böylece stratejik etkinlik pazarlama süreci basın bültenleri aracılığıyla etkin bir biçimde yönetilmiş olur.

Etkinlik sonrası basın bültenleri ise gerçekleştirilen bir zirve, panel, konser veya konferansta değinilen konulara yer verilir. Katılımcıların çarpıcı ifadelerinden alıntı yapılarak içerik kurgusu zenginleştirilir. Özellikle basının kullanabileceği çarpıcı ifadeler seçilir. Merak uyandırcı yapısıyla bir sonraki etkinlik için potansiyel katılımcıların zihinlerine tohum ekerek geleceğe yatırım yapmak da bu sayede mümkün olur.

Etkinlik tanıtımı için basın bülteni nasıl yazılmalı?

Basın bültenlerine konu olan başlıklardan biri de etkinliklerdir. Peki, etkinlik öncesi ve sonrası şeklinde ikiye ayırdığımız basın bültenleri nasıl yazılır?

Öncelikle çarpıcı bir başlığa sahip olması gereken basın bülteniyle gazetecinin dikkatini çekmek amaçlanır. Bir basın bülteninin içeriği ne kadar güçlü olursa olsun, ilgi çekici bir başlık taşımıyorsa fark edilme olasılığı azalır. Çünkü gazeteciler her gün mail kutularına düşen yüzlerce basın bülteni ve haber ajanslarından gelen haberler arasından seçim yapar. Bu nedenle başlığın ilgi çekici, anlaşılır ve haberin özünü yansıtması elzemdir. Başlık ile gazetecinin ilgisi çekildikten sonra ise birinci paragrafta etkinlikle ilgili önemli bilgiler, yeni ve ilginç konular zaman kaybetmeden gazeteciye aktarılır. Bir etkinlik duyurusu olduğu için, 5N1K kuralına uygun olarak etkinliğin adı, kapsamı, tarihi, nerede ve nasıl yapılacağı belirtilir. Basın bülteninde etkinlikle ilgili katılımı etkileyebilecek tüm sorulara açıkça cevap verilir. Etkinlik tarihi, bilet veya davetiye ile ilgili bilgiler açıkça paylaşılır. Böylece hem dileyen basın mensupları etkinliğe katılabilir, hem de etkinlik duyuru takvimlerine eklenebilir. Etkinlik için basın daveti yapılması da unutulmamalıdır. Basın mensuplarının söz konusu tarihi size ayırabilmesi için, etkinlikten en az 2 hafta önce basın bülteninin ve davetinin gönderilmesi faydalı olacaktır.

Tüm bu bilgiler okuyucunun ilk paragraftan başlayarak merak duygusunun giderilmesi için verilir. Gazetecinin etkinlik ile ilgili esas bilgileri edinmesi sağlandıktan sonra ikinci ve üçüncü paragrafta etkinlikle ilgili daha fazla detaya yer verilir. Konuya yönelik bilgiler, okuyucunun ilgisine göre en önemliden daha az önemliye doğru sıralanır. Bu etkinliğe katılmanın neden önemli olduğu açıkça anlatılır. Bu etkinliğe insanlar niçin zaman ayırmalı? Katılanlar etkinlikten ne elde edecekler, gibi soruların basın bülteninde konu edilmesi önemlidir. Metin, yazım hatası, dil bilgisi yanlışları ve anlatım bozukluğu olmayacak şekilde hazırlanmalıdır. Yayıncı ya da gazetecilerin konuyla ilgili daha detaylı bilgi almalarını sağlamak ve şeffaflığı korumak için, kurumun ilgili çalışanlarının iletişim bilgileri basın bültenine eklenir. Paylaşılan etkinlikle ilgili gazetecilere mutlaka alternatifli görsel gönderilir. Bu görseller etkinliğin yapılacağı alanı, etkinliğe katılacak olan konuşmacı veya sanatçıyı vb. kapsayabilir.

Etkinlik duyurusu için basın bülteni örnekleri

Basın bültenlerinin nasıl hazırlanacağına değindikten sonra, birkaç örnek içerikle bilgilerimizi pekiştirebiliriz. Online PR Servisi B2Press olarak etkinlikler için hazırlayıp servis ettiğimiz basın bülteni örneklerini aşağıda bulabilirsiniz:

Etkinlik öncesi basın bültenleri için örnekler:

Etkinlik sonrası basın bültenleri için örnekler:

Dijital mecralarda etkinlik tanıtımı yapılması neden önemli?

Etkinlik tanıtımı için yapılması gerekenlere detaylı olarak değindik. Biraz da hazırlanıp servis edilen basın bültenlerinin dijital medyada yer almasının faydalarından bahsedelim. Artık çağımızın en önemli gereklerinden biri haline gelen dijitalleşme, her sektörde olduğu gibi medya sektöründe de çok yüksek oranda gerçekleşmiş durumda. İnsanlar gündem takibini dahi online mecralardan yapmaya başladı. Aynı zamanda anlık olarak bilgi akışı sağlanabilmesi bakımından online medya mecraları daha çok tercih edilir hale geldi. Online mecralarda yer alan haberler, sonsuza kadar kalıcı olmasından ve habere konu olan kişi ve kurum için arama motoru sonuçlarında gösterileceğinden, marka itibarı ve algısı adına oldukça kıymetli olduğu gibi, etkinliklerin daha fazla kişi tarafından daha hızlı şekilde öğrenilmesi anlamında da artısı yüksek. Siz de online basın bülteni servisi yaparak etkinliğinizin duyurusunun ve uyandırdığı etkinin haber olarak medyada yer almasını istiyorsanız, B2Press’ten destek alabilirsiniz. 50’den fazla ülkede 23 farklı dilde basın bülteni yazımı, dağıtımı ve raporlaması hizmeti sağlayan B2Press profesyonel anlamda tüm süreçlerde ekibinizin bir parçası gibi çalışarak en iyi sonuca ulaşmanıza yardımcı olur. Ayrıntılı bilgi almak için sayfanın yan tarafındaki talep formunu doldurmanız yeterli.

B2Press ile 50'den fazla ülkede basın bülteni dağıtmak mümkün.
Detaylı bilgi için hemen formu doldurun.
TEKLİF FORMU
Lütfen hedef ülkenizi seçiniz.
Lütfen geçerli bir isim giriniz.
Lütfen geçerli bir e-posta adresi giriniz.
Lütfen onaylayın.
© B2Press B.V.
B2Press
Gönderiliyor...
B2Press