Çarpıcı bir basın bülteni nasıl yazılır?

Etkili bir basın bülteni yazımı için öncelikle haber yapısı ve kurgusu hakkında bilgi sahibi olmak gerekir. Gazetecilerin dikkatini çekecek çarpıcı bir basın bülteni yazımında dikkat edilmesi gereken en temel husus, haber değeri yüksek bir konunun, tanıtım dilinden uzak bir şekilde kaleme alınmasıdır. Bu sayede markalar, basın bülteninden ziyade haber içeriği üreterek hem basın nezdinde tanınır ve itibarlarını artırırlar hem de medyada görünürlük kazanırlar. Peki, basın bülteni yazımında hangi kurallara dikkat edilmesi gerekir? Bülteni yazarken takip edilecek bir kurgu veya şablon var mıdır? Yanıt aradığınız tüm bu soruları sizler için aydınlattık. 

Basın Bülteninin Amacı

Basın bülteninin temel amacı; kişi, kurum veya STK’ların basın aracılığıyla hedef kitleleriyle temas kurmasıdır. Bu kapsamda bültene konu olan kişi, kurum veya STK’lar hedef kitlesiyle olan iletişim sıklığını artırmak, imajını iyileştirmek, itibarını güçlendirmek, marka bilinirliğini artırmak, gündemdeki bir konuya yönelik açıklama getirmek, marka algısını değiştirmek veya kamuoyunu ilgilendiren faaliyetlerini duyurmak gibi çeşitli amaçlar güdebilir. Basın bülteni gönderimiyle ulaşılmak istenen hedef, basın bülteninin hangi konu etrafında nasıl bir kurguyla yazılacağını da belirler. Bu noktada belirleyici olan basın bülteninde ele alınan konudur.

Basın Bülteninin Konusu

Basın bülteni, birçok konuda yazılabilir. Temelde; kişiler veya olaylarla ilgili duyuru, haber değeri taşıyan bir konuya dair bilgilendirilme, kişi ya da kuruluşların kimliğini oluşturma ve/veya o kimliği korumaya yönelik konularda hazırlanır. Basın bültenleri, temelde aşağıdaki konular hakkında yazılabilir: 

• Yeni bir şubenin açılması
• Yenilikçi bir ürünün/hizmetin pazara sunulması
• Yönetimde meydana gelen değişiklikler
• Yeni iş modellerinin tanıtılması
• Ürün çeşitlerinin artırılması
• Kuruluş yıl dönümü
• Kuruluşun ödüllendirilmesi
• Araştırma sonuçlarının kamuya bildirilmesi
• Tanınmış kişilerin ziyaretleri
• Kampanya duyurusu
• Kitap tanıtımları
• İş ortaklığı duyurusu
• Şirket birleşmeleri ya da isim değişikliğinin bildirilmesi
• Kurumsal sosyal sorumluluk projelerine ilişkin gelişmeler
• Değer yaratan etkinliklere yapılan katkılar
• Geleceğin iş trendleri ya da koşulları üzerine kamu açıklamaları

Çarpıcı Bir Basın Bülteni Yazmanın 8 Yolu

1) İlgi çekici bir başlık yazın

Basın bülteni ile karşılaşan bir gazeteci veya okuyucu, metni okuyup okumama kararını başlığa bakarak verir. Bu nedenle başlığın ilk bakışta merak ve ilgi uyandırması gerekir. Ancak basın bültenlerinde başlık, belli kurallar çevresinde oluşturulmalıdır. Basın bültenlerine başlık yazarken dikkat edilmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir: 

• Basın bülteni başlığı haberler ilgili ve özgün olmalıdır.
• Başlık ile konu arasında anlamsal bütünlük olmalıdır. 
• Rakamlar ve oranlarla güçlendirilmiş bir başlık çok daha fazla dikkat çeker.
• Dikkat çekmek için, söz oyunlarına ve yanıltıcı kelimelere başvurulmamalıdır. Clickbait (tıklatmaya yönelik) bülten başlıklarından sakınılmalıdır.
• Başlık 7-8 kelimeden uzun olmamalıdır. 
• Başlıkta reklam olarak algılanmasına neden olabilecek kelimelere yer verilmemelidir. (Reklam kokan bültenler, gazeteciler tarafından okunmadan çöp kutusuna atılır.)
• Tire (-), alt tire (_), ve (&), küçüktür (<) ya da büyüktür (>) gibi işaretler ile  ™ ve  ®  kullanılmamalıdır.
• Basın bülteni başlığının büyük harflerle yazılması, bültenin olumsuz değerlendirilmesine neden olur. Bu nedenle basın bülteninin başlığında yer alan kelimelerin yalnızca ilk harfleri büyük yazılmalıdır. Eğer başlık bir cümle ise yalnızca ilk kelimenin ilk harfi büyük olmalı ancak cümle sonuna nokta (.) konulmamalıdır. 
• Matematiksel ifadeler, yazıyla değil, sembol ve rakamlarla ifade edilmelidir. Örneğin "Gelirler Yüzde On Arttı" yerine "Gelirler %10 Arttı" diye yazılmalıdır.
• Haber sitelerinde sıkça rastladığımız şekilde, soru soran nitelikte olmamalıdır.
• Basın bülteninin ana başlığı için geçerli olan kurallar, alt başlıklar için de geçerlidir.

2) 5N1K öğelerine mutlaka yer verin

Basın bültenleri, kendine has yapı ve kurguya sahip haber metinleridir. Bu kuralların başında, 5N1K kuralı gelir. 5N1K kuralı, okuyucunun kendisine aktarılan konuyu kavrayabilmesi için Ne?, Nerede?, Nasıl?, Ne zaman?, Neden? ve Kim? sorularının metin içerisinde yanıtlanmasını kapsar. Dikkat çekici bir basın bülteni yazmak için bu soruların yanıtlarına basın bülteninin ilk paragrafında yer verilmesi gerekir. Buradaki temel kriter, basın bülteninin ulaşacağı ilk kişi olan gazetecinin, basın bülteninin ilk paragrafını okuyarak konuyu anlayabilmesidir. Bu yüzden giriş paragrafı, başlıkta yer alan fikri de tam anlamıyla anlatmalıdır. 

3) Basın bülteni kurgusuna sadık kalın

Etkili bir basın bülteni yazmak için konunun iyi kurgulanması ve olay örgüsünde giriş, gelişme ve sonuç sıralamasına uyulması gerekir. Basın bülteni başlığında gazetecinin dikkatini çektikten ve giriş paragrafı olarak da adlandırılan ilk paragrafta konunun genel hatlarını akardıktan sonra sıra olayın detaylarını aktarmaya gelir. Bültene konu olan gelişmeler önem sırasına göre okuyucuya aktarılmalıdır. Bunun için aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi önemlidir:

• Basın mensuplarının dikkatini çekmek için, verilmek istenen ana mesaj, basın bülteninin başlığında açık bir şekilde belirtilir. Gerekirse alt başlıkla konu biraz daha açılabilir.
• Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyan gazeteci, basın bülteninin 2. ve 3. paragraflarına yönelir. Konu burada daha ayrıntılı anlatılır, şirketi temsil eden bir yöneticinin açıklamaları paylaşılacaksa, burada yer verilir.
• Basın bülteni, "yapıyoruz" veya "ediyoruz" gibi “ben ya da biz” diliyle değil, gazeteci üslubuyla yazılmalıdır. Basın bülteninde övgülerden uzak durulmalı ve genellemelerden sakınılmalıdır. Basın bülteninin tarafsız gazetecilik kurallarına uyması gerekir.
• Basın bülteninin hitap ettiği kesimin okur-yazarlık düzeyi ne olursa olsun kısa, basit ve kolayca anlaşılabilir olmalıdır. Uzun cümleler, kafa karıştıracak terimler ve yabancı sözcüklerin kullanımından kaçınılmalıdır.
• Bültenlerin ideal sözcük sayısı 350 ile 500 kelime arasındadır. Spot kısmı da 90 kelimeden fazla olmamalıdır.
• Arşiv olarak da adlandırılan son paragraf, konuyla ilgili ekstra bilgileri kapsar. Olayın geçmişi, benzer olaylar, kurum, marka veya etkinlik hakkındaki diğer bilgiler bu bölümde paylaşılır.
• Kurumla ilgili tanıtıcı metni (Hakkında) ya da bir etkinlik söz konusuysa tarih, yer, saat vb. bilgiler ayrıştırılarak basın bülteninin en altına bir kutu içerisine yerleştirilebilir.
• Basın bülteninin son bölümünde, gazetecilerin herhangi bir sorunla karşılaşması ya da soru sorma ihtiyaçları doğrultusunda iletişim kurabilecekleri bir telefon numarasının eklenmesi gerekir. Ayrıca bülteni yazan kişinin adı, soyadı ve e-posta adresi de bu bilgiler arasında yer almalıdır.  

4) Yazım kurallarına uyun

Basın bülteninde anlatım bozukluklarının ve yazım yanlışlarının kesinlikle yer almaması gerekir. Basına gönderilen bültenin ilgili editörleri uğraştırmaması, bültenin yayınlanma olasılığını artırır. Yazım yanlışları ve anlatım bozukluklarının olduğu bir metin, bülteni yayınlayacak gazeteci ve mecra tarafından tercih edilmez.

• Basın bültenlerinde büyük harf kullanım kurallarına dikkat edilmelidir. Unvanlar büyük yazılırken, iş statülerinin yazımına ayrıca dikkat edilmelidir. Pazarlama direktörü, insan kaynakları müdürü ve satış sorumlusu gibi statü belirten kelimeler büyük yazılmamalıdır.
• Okumayı bozmayacak şekilde "vb, vs" gibi kısaltmalar kullanılabilir. Kurum isimleri kullanılırken kısaltmalardan faydalanılmalıdır. Türk Hava Yolları yazmak yerine THY yazmak okuyucunun daha az yorulmasını sağlar. 
• Herkes tarafından bilinmeyen kısaltmalar için, kısaltma yazıda her geçtiğinde parantez içinde belirtmekten kaçınılmalı, bunun yerine yazıda ilk geçtiği yerde tanımlanmalıdır.
• Bültende rakam kullanılacağı zaman yazı ile, 10’dan büyük ifadeler ise rakam ile yazılmalıdır.

5) Basın bültenini haber dilinde yazın

Basın bülteni yazarken yukarıda sıraladığımız ilk 4 maddelere uymak kadar kimi hatalardan kaçınmak da önemlidir.

• En yeni, en çok, en iyi ve ilk gibi ifadelere yer verilmez. Yer alması elzem ise doğruluğunun mutlaka teyit edilmiş olması gerekir.
• Tüketiciye hitap edilmez, reklam ifadesi ya da satışa yönlendirici söylem kullanılmaz.
• Yanlış anlaşılmaya yol açabilecek çift anlamlı kelimelerden, anlaşılmayacak mesleki ya da sektörel terminolojilere mümkün olduğunca yer verilmez.
• Slogan türünde ifadeler ve argo kelimeler kesinlikle kullanılmaz.
• Cümle içerisinde yabancı dilde kelimelere yer verilmez, verilmesi gerekirse parantez içinde Türkçesi yazılır.
• Bu metinde olduğu gibi, maddeler halinde bir anlatım yapılmaz.

6) Görsellerle konuyu destekleyin

Etkili bir basın bülteni için haber içeriğinin olabildiğince akılda kalması gerekir. Bu noktada görsel kullanımı önemli bir yardımcıdır. Basın bültenleri ile birlikte kullanılan görseller, hem konuyu okuyucunun zihninde görselleştirerek hafızasında yer etmesini kolaylaştırır hem de okuma esnasında yorulmasını engeller. Kullanılan görsellerin basın bülteni konusu ile uyumlu olması ve anlam ifade etmesi önemlidir. Basın bülteninin görseli, kimi zaman marka sözcüsünün bir fotoğrafı olabileceği gibi, bültene konu olan bir rapora ait infografik veya konuya uygun tematik bir görsel de olabilir. 

7) Marka sözcünüzden alıntılar yapın

Marka sözcüsü, marka adına konuşma yetkisi bulunan kişi veya kişilere verilen isimdir. Basın bülteninde marka sözcüsünden alıntılar yapmak, hem basın mensuplarının hem de hedef kitlenin karşısında gerçek bir muhatap bulması bakımından önemlidir. Marka sözcüleri, uzun vadede basın mensuplarının görüş almak istediği bir konu olduğunda danışabileceği yekili isimler olarak da hafızalarda yer eder. Marka sözcülerinin demeçlerine yer vermek kadar, ele alınan konu ile sözcü uyumuna da dikkat etmek gerekir. Basın bülteninin konusuna göre sözcü olarak konumlandırılacak yetkililer değişebilir. Örneğin marka sözcüsü CEO olan bir şirket, teknoloji alanında yaptığı yatırımla ilgili bir bülten hazırladığında şirketin CTO’sunu sözcü olarak konumlandırabilir. 

8) Tarih ile iletişim bilgilerinizi eklemeyi unutmayın

Tarih ve iletişim bilgilerinin basın bülteninde yer alması, güncellik ve erişilebilirlik için önemlidir. Basın bülteninde yer alacak tarih, basın bülteni dağıtımının gerçekleştirildiği tarih olmalıdır. Bu sayede hem basın mensupları hem de okuyucular, bültene konu olan gelişmelerin güncelliği hakkında bilgi sahibi olurlar. Basın bülteninde yer alan iletişim bilgileri ise, basın mensuplarının bültene konu olan marka hakkında daha fazla bilgi almak istediklerinde, iletişime geçebilecekleri ilgili kişiye ulaşmaları için gereklidir. Bültende yer alacak iletişim bilgileri, markanın iletişim çalışmalarını yürüten PR ajansların veya basın bülteni servislerindeki medya ilişkileri uzmanlarına ait olabileceği gibi markanın kendi bünyesindeki iletişim departmanının ilgili isimlerine de ait olabilir.