Basın bülteninizi yazıp, haberinizi medya listeleri ve haber ajansları aracılığıyla gazetecilere servis ediyoruz. Medya takibi yapıp raporluyoruz.
Günümüzde internet kullanımının yaygınlaşması, kurumların hedef kitleye yönelik iletişim çalışmalarını hem değiştiriyor, hem de çeşitlendiriyor. Şirketlerin basın iletişimi yoluyla hedef kitlesiyle düzenli etkileşim halinde olmak istemesi ve dijitalleşmeyle zaman ve mekan farkının ortadan kalkması medya ilişkileri ve halkla ilişkiler çalışmalarında yapısal değişimleri de beraberinde getiriyor.
Bilgi kaynaklarının dijital ortamda anlık olarak ulaşılabilir hale gelmesi, hedef kitleye istenen mesajı aktarmak konusunda kolaylık sağlıyor. . Ancak bu durum, herhangi bir kriz anında olumsuz algı oluşturmamak için süreci hızlı yönetmenin ve kurum itibarını korumak amacıyla hedef kitleye yönelik anlık ve etkileşime dayalı hareket etmenin önemini artırıyor. Bu yazımızda teknoloji çağının getirileriyle birlikte kendi içinde de sürekli dönüşümde olan halkla ilişkiler ve basın iletişimini konu ettik. PR çalışmalarında medya ilişkilerinin yerini tüm detaylarıyla sizler için derledik.
Bir şirket, kurum veya kişinin kamuoyu önündeki görünürlüğünü şekillendirmeye odaklanan halkla ilişkiler, markanın kendi hikayesini tanımlamasından hedef kitlesine ulaştırmasına kadarki yolculukta strateji geliştirip uygulayan iletişim alanıdır. Markanın daha geniş hedef kitlelere ulaşmasını sağlamak ve mevcut iş ortakları karşısında itibarını pekiştirmek için tanıtım ve pazarlama sorumluluğunu üstlenen halkla ilişkiler profesyonelleri, şirketler tarafından benimsenen misyonu pazarlama pratiklerine dönüştürmek için birçok uygulamaya geliştirir. Bunların ilk sıralarında etkinlik, yarışma, reklam ve etkileşim gelirken, en kritik noktasında ise toplum ve medya dünyası nezdinde haber değeri taşıyan basın bültenleri yer alır. Çünkü dünya genelindeki okurlar, iş dünyasına ait gelişmeleri basın ve medya aracılığıyla takip ediyor ve basın bültenleri bu noktada markalar için halkla ilişkilerin en nitelikli çalışmalarını ifade ediyor. Peki halkla ilişkiler alanının önemli oyuncuları bu hizmetleri sunarken hangi temel çalışma modellerinden yararlanıyor ve nasıl bir strateji izliyor?
Halkla ilişkilerin şirket veya kurumlar için oluşturduğu kampanyalar geniş zaman aralıklarında tamamlanabilirken, yalnız bir hedefe odaklandığı takdirde tek seferlik uygulamalarla da sınırlı kalabilir. Fakat halkla ilişkiler uzmanları, herbir proje kapsamında hizmet ettiği markanın değerlerini yansıtmakla birlikte bu kapsamda kurumu ilgilendiren tüm faktörleri araştırarak projenin sonunda yaratacağı etkiyi önceden saptar. Halkla ilişkiler kampanya mesajlarının en geniş etki alanına ulaşabilmesi için bulunulan coğrafyanın yasal faktörlerinden siyasi iklimine, ekonomik değişimlerden trendlerine kadar birçok unsuru değerlendirir ve tüm bu maddeleri kapsayacak stratejiler belirler.
Halkla ilişkiler uzmanları hizmet ettiği kurumun kampanyalarının hedeflenen sonuca ulaşması için ilk adımda markanın iç ve dış faktörlerini değerlendirir. Buna göre kampanyanın medyadaki görünürlüğünü artırmak için yöntemler geliştirir, etki kapsamını ve sonuçlarını öngörür, online platformlardaki trafiğini inceler ve daha önceki müşteri davranışlarından içgörüler elde ederek şirket adına faydaya dönüştürür.
Pazarlama kampanyalarında markanın geçmiş ve mevcut tüm uygulama ve çıktılarının incelenmesinin ardından, hazırlanacak yeni projenin hedef kitlesi belirlenir. Hedef kitlenin küçük veya büyük olması projenin başarısını belirleyen ana faktörlerden biri olurken, kampanyada verilmek istenen mesajın tanıtılacak ürün veya hizmete bağlı olarak kararlaştırılması da kritik bir unsur olarak yer alır.
İş ortakları veya müşteriler ile iletişimin kurulması veya güçlendirilmesinde ve etkileşimin artırılmasında başarıya ulaşmanın yolu projenin doğru zamanda pratiğe dönüştürülmesinden geçer. Bu nedenle halkla ilişkiler profesyonelleri kurum, kişi veya şirketin iş ağındaki insanlarla iletişimini inceleyerek kısa veya uzun vadede uygulanacak bir takvim oluşturur. Uzmanlar bu zaman çizelgesini oluşturken ise resmi tatiller başta olmak üzere markanın iş modelini dikkate alarak değerlendirilebilecek özel günleri de saptar.
Halkla ilişkiler kapsamında hazırlanan herbir kampanya doğru stratejinin geliştirilmesi için dikkate alınması gereken aşamaları oluşturur. Ana mesajın belirlenmesi ve uygun zaman çizelgesinin oluşturulmasının ardından bu sıralamayı yaratıcı, özgün ve fayda odaklı strateji geliştirmek takip eder. Belirlenen yöntemlerin ise mümkün olduğunca iş hedefleriyle ve PR ölçütleriyle uyumlu hale getirilmesi gerekir.
Bir kurum veya kişinin halkla ilişkiler sorumluluğunu üstlenen uzmanlar, tüm süreci markanın ulaşmak istediği kitleye göre değerlendirirken, projenin basın veya medya platformlarında yüksek görünürlük elde etmesi için de pazar araştırması gerçekleştirir. Organik etkileşimin daha çok tercih edildiği bu aşamada, sektörel ya da daha küçük bir hedef kitleye hitap edilmesi durumunda ücretli işbirlikleri de yapılabilmektedir. Arama motorlarında ilk sıralarda yer almak, medya görünürlüğü aracılığıyla potansiyel müşteriler kazanmak, okuyucu veya izleyici nezdinde değere sahip olan ilgi çekici içeriklerin oluşturulması ve basınla doğru iletişimin kurulmasını zorunlu kılıyor.
Yukarı bahsi geçen tüm bu eylemleri gerçekleştirebilmek için halkla ilişkiler çalışmalarında basın iletişimi ve medya ilişkileri önemli bir safhaya karşılık geliyor. Etkili basın iletişimi, bu noktada marka algısı ve itibarına büyük oranda katkıda bulunuyor. Sürdürülebilir medya ilişkileri oluşturmak için basının hassasiyetlerinin farkında olunması ve buna uygun olarak iletişim stratejilerinin geliştirilmesi önemli bir aşamayı ifade ediyor. Hangi gazetecinin ne konuda haber yaptığı, ilgi alanının neleri kapsadığının bilinmesi de hem basın iletişimini hem de PR kampanyasının çıktılarını etkiliyor. Bu noktada ise PR çalışmalarında medya ilişkilerinin önemini biraz daha açmak gerekiyor.
Basının toplumdaki gücünün artmasıyla birlikte basın iletişimi, halkla ilişkilerin uzmanlık alanlarından biri haline gelmesiyle birlikte kendi sektöründe öne çıkmak isteyen markaların, doğru strateji ve güçlü basın iletişimiyle ilerlemesi zorunluluğa dönüştü. Çünkü hedef kitle nezdinde görünür olmak ancak bu şekilde mümkün hale geliyor. Tüm kurum ve örgütlerin, kamuoyunu bilgilendirme, kamuoyundan gelen şikayet ve önerileri değerlendirme yükümlülükleri vardır. Halkla ilişkiler uzmanlarının ise kurumlarla ilgili haber kaynağı olabilecek içeriklerin medyada yer almasını sağlamak için etik yöntemlerle ilerlemesi gerekiyor.
Haber kaynağı olabilecek içeriklerin daha fazla insana ulaşabilmesinin yolu başarılı bir basın iletişimi oluşturulmasından geçiyor. Bu yüzden içeriklerin yayımlanması için belirlenen mecraların yayın politikalarını ve gazetecilerin ilgi alanlarını bilmek, bu işin olmazsa olmazlarından biri olarak kabul görüyor. Televizyon, gazete, dergi ve haber siteleri gibi mecralarda hizmet veren gazetecilerin çalışma düzenlerine ve yöntemlerine hakim olmak, haber içeriğinin sorun yaşamadan onaylanıp yayınlanması açısından önemli bir unsur olarak karşımıza çıkıyor. Yayın ve etkinlik tarihlerinin stratejiye uygun olarak belirlenmesi, basın bülteni servisinin çıktılarında yansıma oranını artırmak için en uygun gün ve saatin saptanması gibi birçok konu, medyada yer alma ve medya ilişkilerini geliştirme ihtimalini artırıyor.
Medya ilişkileri, şirketlerin görev, politika ve uygulamalarını güvenilir bir şekilde hedef kitleye aktarmasını kapsıyor. Zaman, mekan ve maliyetten tasarruf ederek kolaylık sağlayan online basın bülteni servisleri ise kurumların basın aracılığıyla hedef kitleye bilgi akışının sürdürülmesine yardımcı oluyor. Günümüzde kurumlar, internet sitelerinde online basın odaları da oluşturarak, kendileri hakkında doğrudan bilgi alınmasını da kolaylaştırıyor.
Kamuoyunu bilgilendirmeyi amaçlayan çeşitli medya organlarıyla irtibat kurmayı gerektiren medya ilişkileri, tutarlı olmalıdır. Lobi faaliyetleri, sosyal sorumluluk projeleri ve basın bültenlerinin medyada yer alması gibi birçok halkla ilişkiler faaliyetinin amacına ulaşması, haber kaynağıyla kanal arasındaki bağın kuvvetli olmasına bağlıdır. Bu yöntemlerin uygulanması sayesinde kurumlar mesajlarını hedef kitlelerine daha kolay iletebilir.
Basının en önemli işlevi, marka adına kamuoyu oluşturmak, kurum ve hedef kitle arasında köprü görevi görmektir. Bu noktada halkla ilişkiler kampanyalarında en çok yararlanılan araçların başında basın bültenleri gelmektedir. Halkla ilişkiler uzmanlarının ve gazetecilerin benzer çalışma yöntemleri vardır. Her iki meslek grubu da hedef kitlesine doğru bilgiler sunmayı ve bilgi aktarımını abartısız, tutarlı ve mümkün olduğu kadar hızlı bir şekilde yapmayı amaçlamaktadır. Halkla ilişkiler uzmanları basın bülteni hazırlarken ya da bir kampanyaya imza atarken, konunun haber değeri taşımasına dikkat etmelidir. Basın bültenleri ve kampanyalar, satışa yönlendirici nitelikte ve reklam içeren cümle ya da sloganlar içermemelidir.
Gazeteciler, halkı bilgilendirmek amacıyla haber değeri taşıyan içerikleri bulan, derleyen ve yorumlayan kişilerdir. Gazetecilerin bilgi kaynaklarından biri de halkla ilişkiler uzmanları ve PR ajanslarıdır. Halkla ilişkiler uzmanları, gazeteciye, habere konu olan olay, kişi ya da durum hakkında bilgi içeren basın bültenlerini ve görsellerini temin etmekle yükümlüdür. Bu anlamda paylaşılan basın bültenlerinin de haber değeri taşıyacak şekilde hazırlanması gerekir. Haberin değerini belirleyen genel unsurlar arasında ise kamu yararı, güncellik, sıra dışılık, merak ve ün ilk sıralarda yer alır. Etkili bir basın bülteni yazmak için ise ilk sırasında 5N1K kuralına uygun bir içerik hazırlamak bulunur. Basın bültenleri kulaktan dolma bilgilerle hazırlanmamalı, gerçeklik ve nesnellik unsurlarını barındırmalı, açık ve tarafsız ifadelere yer verilmemelidir. Metindeki bilgiler, mantıklı bir bütünlükte oluşturmalı ve cümleler çelişmemelidir.
Kurum içindeki yenilikler, pozisyon değişiklikleri, ürünler, hizmetler ya da lansman bilgileri, satın almalar, şirket birleşmeleri, bilanço açıklaması, yatırımlar, sektörel değerlendirmeler ve üst düzey yönetici atamaları gibi pek çok farklı konu başlığı basın bültenleri aracılığıyla kamuoyuyla paylaşılabilir. Paylaşılan konunun medyanın ilgisini çekmesi için ise detaylar barındırması ve bağlama dair verilerin de basın bültenine eklenmesi gerekir. Haber değeri taşıyan konu, basın bülteni olarak hazırlanmasıyla birlikte medyaya çeşitli iletişim kanalları kullanılarak ulaştırılır. Ayrıca kurumlar, haklarında çıkan olumsuz haberlere açıklık getirmek ve kriz yönetimini sağlamak için de basın bülteni aracılığıyla gazetecileri ve kamuoyunu bilgilelendirebilir.
Kurumların kamuoyu yararına yapacakları çalışmalar, gazeteciler nezdinde de değer kazanacaktır. Bu prestije ulaşmak isteyen kurumların toplumun değer yargılarını gözetmesi, sosyal gereksinimlerin farkında olması, toplumda farkındalık yaratacak faaliyetleri araştırması, ülkelerine sosyal ve ekonomik anlamda katkı sağlaması gerekir. Bu anlamda yapılabilecek sosyal sorumluluk çalışmaları, basın ilişkilerini sıcak tutmak amacıyla gazetecilerle açık bir dille konuşulması ve gerektiğinde tüm soruların yanıt bulması, kurumu gazeteciler nezdinde itibarını artıracaktır.
Kamuoyu tarafından bilinen, sürdürülebilir iletişimi gözeten bir şirketin çalışmaları ve etkinlikleri, düzenli iletişim çalışmaları yürütmeyen bir kurum ya da markaya oranla daha kolay algılanır ve benimsenir. Manevi değerlere de önem vererek kendisini ilk anda belli eden marka ve kurumlar, vizyonlarının ve çalışma yöntemlerinin verimliliği üzerine olumlu mesaj vermiş olur. Yapılacak PR çalışmaları markanın olumlu imaj ve itibar kazanmasına olanak sunar ve hedef kitleye güven verir. Günümüzde insanların bir marka ile ilgili bilgi almak için ilk başvurduğu yer arama motorlarıdır. Marka adı aratıldığında hakkında önemli medya mecralarında yer almış haberlerin bulunması, markanın tercih edilmesini sağlar.
Marka ya da kurumun mesajı, basın aracılığıyla en kısa sürede en geniş kitleye ulaşır. Online basın bültenleri sadece medyaya değil, diğer paydaş gruplara da bilgi akışını sağlar ve böylece kurum imajını güçlendirir. Online medya platformları sayesinde kurumla ilgili önemli bir haber, anında tüm dünyayla paylaşılabilir. Bilgi kaynaklarının internet ortamında eşzamanlı olarak aktarılması, kurumlara hedef kitleleriyle iletişim kurulmasında kolaylık sağlar. Böylelikle kurumlar hem hedef kitlelerinden hem de çalışanlarından beklediği desteği görecek ve sesini duyuramayan bu kitlelerin kurumla arasında güvenli bir bağ oluşturacaktır.
Basın bülteni servisi ile sektörünüzde söz sahibi olarak bilinirliğinizi artırabilirsiniz. İster KOBİ, girişim, isterseniz de köklü bir şirket olun, haber değeri taşıyan içeriklerinizi basın bülteni haline getirerek hedef kitlenizde farkındalık yaratabilirsiniz. Tüm bunlara ek olarak hedef kitlenizi ve potansiyel yatırımcılarınızı kurumunuzla ilgili gelişmelerden haberdar edebilirsiniz. Bu bağlamda 50’den fazla ülkede 23 farklı dilde hizmet veren B2Press Online PR Servisi size halkla ilişkiler ve basın iletişimi çalışmalarında profesyonel destek sunar. Basın bültenlerinizin hazırlanmasından dağıtım, takip ve yansıma raporuna kadar size uçtan uca hizmet verir. Ayrıntılı bilgi almak için bu sayfadaki talep formunu doldurmanız yeterli!
