PR Ajansı nedir, nasıl çalışır?

PR ajansı veya halkla ilişkiler ajansı; ürün ve hizmetlerin iletişim çalışmalarını kişi, marka, şirket ya da organizasyonlar adına yürüten ekiplere verilen isimdir. PR ajansları, özel olarak hazırlanan stratejik iletişim planlarıyla markaların kamuoyu ve basın nezdinde olumlu bir imaj ve algı oluşturmaları için destek verir. Bunu yaparken de hem kendi mesleğinin hem de gazetecilerin mesleğinin dinamiklerine hakim olması, hem de müşterisinin sektörünü ve hedef kitlesini çok iyi anlamalıdır.

PR yapmak ne demek? 

PR ajanslarının çalışma detaylarına geçmeden önce ‘PR yapmak ne demek?’ ona değinelim. PR (public relations) yani halkla ilişkiler, hedef kitle nezdinde değer yaratmak ve etkili bir iletişim kurmak için izlenen stratejiler bütünüdür. PR ajansı, halkla ilişiler metodolojisi çerçevesinde adeta şirketin dışında ama içinde bir ekip gibi hareket eder. PR ajanslarının iletişim çalışmalarını planlar ve yürütürken izledikleri belirli stratejiler vardır. Bu stratejiler işbirliği yapılan kurum ya da kuruluş özelinde değişebilir.

İletişim çalışmaları, başlı başına özen ve dikkatle yürütülmesi gereken profesyonel süreçlerdir. Mesaj dilinin oluşturulması, mesajın kurgulanması ve etkili iletişim kanallarının belirlenmesi oldukça kritiktir. Her bir adımının doğru şekilde tasarlanması hem deneyim hem de alanda uzmanlık ister. “Söz uçar, yazı kalır” dense de, hem sözün hem de yazının kalıcı olduğu teknoloji çağında, markaların ne söylediği, ne zaman, hangi kanalla ve nasıl söylediği marka itibarı ve algısı için belirleyicidir. Özellikle pazarlama, satış ve iletişim ekiplerinin oldukça yakın çalıştığı günümüzde pazarlama karmasını düşünerek stratejiler geliştirmek çok önemli bir hal aldı. Ayrıca teknolojik gelişmeleri ve dijital mecraları takip etmek ve onları pazarlamanın doğru alanlarında şirkete kazandırmak da büyük önem kazandı.

PR ajansı ne yapar?

PR yapmak, çok geniş bir yelpazenin tek deyimle söylenişidir. Kapsadığı hizmetler çok geniş bir skalaya sahip olup hitap edilen hedef kitleye nasıl yaklaşılacağına göre şekillenir. Hakla ilişkiler; medya ilişkileri, itibar yönetimi, algı yönetimi, kriz iletişimi gibi pek çok iletişim sürecini stratejik bir şekilde ele alır. PR ajansları bu doğrultuda şirketlerin daha bilinçli olarak hareket etmelerini sağlayarak yer aldıkları sektörde güvenilir bir imaj çizmelerine destek olur. Yaşanabilecek olası krizlere karşı önceden ya da anında gerçekleştirdiği kriz iletişimi planları sayesinde maddi ve manevi kayıpların önünü kesmeye gayret eder.

Basın bülteni dağıtımı, özel haber ve röportaj çalışmaları, TV program konuklukları gibi pek çok çalışmayla da hedef kitle ve basın ile olan ilişkinin temellerini sağlamlaştırır, marka farkındalığını ve marka sadakatini artırır. Bunların her biri PR ajansları sayesinde profesyonel ve sistematik şekilde yapılır. Önemli ulusal veya sektörel yayınlarda haber olarak hedef kitleye mesajlarının ulaşmasında PR çalışmalarının büyük etkisi vardır. Güçlü medya ilişkileri sayesinde basında daha görünür olmanızın, sesinizi hedef kitlenize duyurmanızın yolu açılır.

Online PR ajansı nedir?

Online PR ajansı, yukarıda değindiğimiz tüm iletişim süreçlerinin dijital çalışma modeli ve online medyayı önceleyen bir çalışma modeline verilen isimdir. Teknolojinin gelişmesiyle geleneksel PR ajanslarının yerini çağın iletişim ve medya dinamiklerine uygun stratejilerle ilerleyen dijital PR ajansları almaya başladı. PR Week’te de yer aldığı üzere, PR ajanslarının dijital dünyaya uygun bir şekilde değişmesi ve yenilenmesi gerekiyor. Zira günümüzde hemen hemen her bilgi online mecralar üzerinden araştırılıp öğrenilirken iletişim çalışmalarının da dijitale taşınması kaçılmazdır. İletişimin çok daha hızlı ve anlık geri dönüşlere imkan veren bir hal alması da bu dönüşümde etkilidir.

Online PR; halkla ilişkiler yani iletişim çalışmalarının arama motorları, haber siteleri, sosyal medya kanalları, bloglar ve forumlarda yürütülmesini kapsar. Online PR ajansının geleneksel bir PR ajansından en temel farkı da budur. Burada önemli olan, Online PR’ın geleneksel PR çalışmalarına alternatif olmadığıdır. Online PR ajansı çatısı altında yapılan dijital PR çalışmaları, halkla ilişkiler metodolojisinin geleneksel sınırlarından ayrılarak dijital çağa entegre ve sürdürülebilir bir dinamik kazanmasının sonucudur. Daha fazla detay için "Online PR Nedir?" başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.

PR Ajansı nasıl bir ekipten oluşur?

PR Ajansı çatısı altında yer alan saydığımız tüm hizmetler, alanında uzman kişiler tarafından verilir. Peki bu ekip kaç kişiden oluşur, nasıl bir ekip yapılanması vardır?

1. Strateji ekibi: Genel iletişim çalışmalarının yönünü, kapsamını ve atılacak adımları üst bir planlama zekasıyla derleyip yol haritasını strateji ekibi çizer.
2. Editoryal ekip: Deneyimli, gazetecilik esaslarına hakim, iletişim dilinin ve mesajların oluşturulmasında faaliyet gösteren ajans ekibidir. 
3. Medya ilişkileri ekibi: Basın iletişiminde güçlü ilişki kurmayı sağlayan, basın mensuplarıyla temas halinde olan ve medya listeleri hazırlarlar.
4. Raporlama ekibi: Medya takip başta olmak üzere, medya ilişkileri ve proje çıktılarını bir araya getirip düzenli periyotlarla müşteriye sunan ekiptir. Bu ekibin ortaya koyduğu çıktıları, diğer ekiplerin dikkatli izleyerek, yol haritasını sürekli güncellemesi gerekir.
5. Kreatif ekip: Proje kurgularını görsel olarak desteklemek için tasarım çalışmalarını yaratıcı bir yaklaşımla kurgularlar.
6. Müşteri ilişkileri ekibi: PR ajansının işbirliği içinde olduğu markalarla ilişkilerini yöneterek aldığı brieflerle diğer ekiplerin çalışmalarına ışık tutan ekip olarak tanımlayabiliriz.

Bu ekipler, basın iletişimi ve halkla ilişkiler yönetimi sürecinde birbirine bağlı olarak iş yapar. Her biri ayrı ayrı konumlanmış gibi dursa da PR çalışmaları zincirleme olarak ilerler. Alan adının ‘iletişim’ olmasından anlaşılacağı üzere; PR ajansları halkla ilişkilerin gerektirdiği dinamiklere uygun olarak sistematik biçimde çalışır. PR çalışması yapmak ve basında haber olmak isteyen markaların, PR ajansı içindeki profesyonel ekiplerle işbirliği içinde olması iletişim süreç ve sonuçlarına her anlamda fayda sağlar.

Yurtdışı PR çalışmalarında nelere dikkat edilmeli?

Öncelikle, etkili bir iletişim dili oluşturmak adına yurt dışında ulaşmak istediğiniz kitleyi irdelemeli, bilgiye ulaşma alışkanlıklarına vakıf olmalı ve tercih ettikleri mecraları belirlemelisiniz. Basın bültenlerinizi yayınlanmasını istediğiniz ülkenin konuşma dilinde servis etmeli, haber değeri taşıyan nitelikli içerikler üretmelisiniz. Aynı zamanda, hedef kitlenizle aranızda bir köprü görevi gören basın mensuplarını tanımalı, ilgi alanlarına hakim olmalısınız.

Basında görünür olmak kadar, görünür olduğunuz mecralar da imaj ve itibarınızı etkiler. Basın bültenlerinizde yer alan mesajların yurt dışındaki hedef kitleniz üzerinde doğru bir etki yaratması, mesajı nerede verdiğinizle yakından ilişkilidir. Yer almayı tercih ettiğiniz yayınların, hizmet verdikleri toplum nezdinde nasıl bir imaja sahip olduğunu göz önünde bulundurmanız gerekir. Haber değeri taşıyan bir basın bülteni, yurt dışındaki doğru hedef kitleye, doğru bir çeviriyle ve doğru mecralardan ulaşması durumunda kurumun marka değerini artırır ve müşteri ağını genişletir. Kaldı ki bugün Google’ın çalıştırdığı algoritmalar da markanızla ilgili içeriklerin ne kadar çok yerde olmasının yanı sıra, doğru mecralarda doğru anahtar kelimelerle yer alıp almadığınızı kontrol ediyor ve buna göre sizi arama sıralamalarında öne çıkarıyor ya da aşağıda bırakıyor. Tanıdık geldi değil mi?

Neden bir PR ajansıyla çalışmalısınız?

Gerek sesinizi duyurmak, gerek itibar sağlamak, gerekse hedef kitlenizin davranışlarında değişiklik yaratmak için yürütülen PR çalışmalarının iyi planlanması, sizi siz yapan değerleri yansıtması ve hedef kitlenize uygun olması gerekir. Tüm bunlar bir sonraki adımı öngörmek ve günün sonunda ayakları yere sağlam basan bir iletişim stratejisi yönetmek için elzemdir. Göz önünde bulundurulması gereken en önemli husus ise bu denli kritik etkileri olan bir işin kime emanet edildiğidir. Tam da bu noktada devreye giren PR ajansları, iletişim çalışmalarınızın doğru adımları takip etmesi ve lehinize sonuçlar vermesi için yanı başınızdadır.

Pek çok alanda olduğu gibi PR faaliyetlerinde de gözle görülür bir değişim başlatan dijital dönüşüm, çağımızın ihtiyaçlarına paralel olarak PR faaliyetlerinde de değişim yarattı, dijital mecralar için ayrı stratejiler oluşturmak ve Arama Motoru Optimizasyonu (SEO) gibi yeni nesil yaklaşımları iletişim çalışmalarına entegre etmek gibi gerekler doğdu. Zira yaptığımız çalışmaları kalıcı ve her daim ulaşılabilir kılan dijital mecralar, hedef kitlemize temas edeceğimiz alanların başında gelmeye başladı. Bu hızlı akış içerisinde bütünselliği korumanın ve başarıyı garanti altına almanın en güvenli yolu bir PR ajansıyla çalışmaktır. Peki bir PR ajansıyla neden çalışmalısınız?

1. Rekabet üstünlüğü kazanmak için

Faaliyetlerinizden hareketle haber değeri taşıyan içerikler üreterek, bunları doğru kanalla doğru kitleye ulaştıran PR ajansları, basında görünür olmanızı ve güçlü bir imaj yaratmanızı sağlar. Bu sayede hedef kitleniz nezdinde size değer kazandırırken, rakipleriniz karşısında güçlü durmanıza ve onlarla rekabet etmenize olanak tanır. Unutmayın, basında yer almamak önce ilgi odağını, sonra da pazar payı kaybetmenize neden olur.

2. Marka bilinirliğini artırmak için

Nasıl ki sosyal çevreniz sizi siz yapar, onlarla kurduğunuz iletişim hayatta kalmanızı sağlar ise hedef kitleniz de marka bilinirliğiniz açısından aynı öneme sahiptir. Sesinizi duyurarak varlığınızı belli etmenizi ve doğru zamanda doğru yerde bulunarak kabul görmenizi sağlayan PR ajansları, basın yoluyla markanız ile hedef kitlenizi temas ettirir.

3. İlgiyi kaybetmemek için

İlgi, basının sizi duyma sıklığıyla paraleldir. Bu ilginin ne az ne de çok olması önerilir. Kesintisiz ve belirli bir dozda olması yeterlidir. Bu sebeple  susmamak ama konuşmayı da bir istikrara oturtmak ve sesinizi hedef kitlenize duyuracak basınla iyi ilişkiler kurmak gerekir. Basın ile aranızda bir köprü görevi gören PR ajansları, size güven duymalarını ve sesinize kulak vermeye devam etmelerini sağlar.

4. Basınla el ele verebilmek için

Basın mensuplarıyla kurulan ilişkinin kalitesi, marka itibarını yakından etkiler. Kaliteli ve güvene dayalı bir ilişki için gazetecileri ilgi alanlarıyla birlikte tanımak, hangi kriterleri gözettiklerini bilmek ve editoryal birikime sahip olmak gerekir. PR ajansları, içerik üretiminde dilin nasıl kullanıldığından basın bültenlerinin nerede yayımlanacağına kadar pek çok ayrıntıyı göz önünde bulundurarak basın mensuplarıyla profesyonel bir ilişki kurar ve yönetir. Bu ilişkinin de dozu önemlidir. İki tarafın da sınırlarının farkında olduğu samimi bir ilişki kurulması önemlidir.

Bugünün dünyasında PR faaliyetlerini yeni nesil yöntemlerden ayrı düşünmek mümkün değil. Üstelik tüm bu hizmetler artık online PR ajanslarından da alınabiliyor.

Online PR servisiyle çalışarak maliyet avantajı sağlayın

Benimsediği HuaaS çalışma modeli ile Avrupa’nın ilk online PR servisi olarak faaliyet gösteren B2Press, geleneksel PR ajanslarından alınabilecek tüm hizmetleri bir servis olarak sunar. B2Press, teknoloji çağında etkili iletişim çalışmaları yürütmek isteyen markalara halkla ilişkiler alanında uzman kadrosu ve kıdemli gazetecilerden oluşan editör ekibiyle çağın medya dinamiklerine uygun bir PR anlayışıyla destek olur.

Dünyanın 30’dan fazla ülkesinde 23 dilde basın bülteni yazımı, dağıtımı ve raporlama hizmeti veren B2Press Online PR servisi, “kullandığın kadar öde” mantığıyla sunduğu PR paketleriyle de maliyet avantajı sağlar. PR çalışmalarında Siz de çağa entegre PR faaliyetleriyle rakiplerinizden daima bir adım önde olmak istiyorsanız hemen talep formunu doldurun, sizinle iletişime geçelim!